Fakturace do zahraničí: kompletní checklist pro OSVČ

Čím dál více českých podnikatelů poskytuje služby nebo prodává zboží do zahraničí. Ať už pracujete pro klienta v Německu, prodáváte na Slovensko nebo dodáváte software do USA - jakmile fakturujete přes hranice, vstupujete do světa specifických pravidel. Špatně vystavená faktura může znamenat problémy s finančním úřadem, komplikace s DPH nebo zbytečné ztráty na měnových kurzech.

V tomto článku najdete kompletní návod, jak správně fakturovat do zahraničí jako OSVČ v roce 2026. Probereme rozdíly mezi fakturací do EU a mimo EU, vysvětlíme mechanismus reverse charge, ukážeme povinné náležitosti mezinárodní faktury a objasníme, kdy se z vás stává identifikovaná osoba k DPH.

Základní rozdělení: EU versus třetí země

Při fakturaci do zahraničí je klíčové rozlišovat, kam přesně fakturujete. Pravidla pro DPH, náležitosti faktury i administrativní povinnosti se zásadně liší podle toho, zda je váš odběratel v rámci Evropské unie nebo mimo ni.

Fakturace v rámci EU

Evropská unie funguje jako jednotný vnitřní trh s harmonizovanými pravidly pro DPH. Pokud fakturujete odběrateli se sídlem v jiném členském státě EU (Slovensko, Německo, Polsko, Francie atd.), vztahují se na vás pravidla pro intrakomunitární plnění. To znamená, že se uplatňuje mechanismus přenesené daňové povinnosti (reverse charge) - tedy povinnost přiznat a zaplatit DPH přechází na odběratele.

Klíčové body pro fakturaci do EU:

• Služby pro podnikatele (B2B): Místo plnění je v zemi odběratele. Fakturujete bez DPH s odkazem na reverse charge.
• Služby pro nepodnikatele (B2C): Místo plnění je zpravidla v zemi dodavatele (tedy v ČR). Fakturujete s českou DPH.
• Zboží pro podnikatele (B2B): Dodání zboží do jiného členského státu je osvobozeno od DPH s nárokem na odpočet, pokud splníte podmínky (zboží fyzicky opustí ČR a odběratel má platné VAT ID).
• Zboží pro nepodnikatele (B2C): Uplatňuje se DPH podle pravidel OSS (One Stop Shop) nebo lokální registrace v zemi odběratele.

Fakturace mimo EU (třetí země)

Při fakturaci do zemí mimo EU (USA, Velká Británie, Švýcarsko, Ukrajina apod.) se pravidla dále liší:

• Služby pro podnikatele: Místo plnění je v zemi odběratele. Plnění se v ČR nepřiznává k DPH.
• Služby pro nepodnikatele: Závisí na typu služby. U většiny služeb je místo plnění v ČR a fakturujete s českou DPH.
• Export zboží: Vývoz zboží mimo EU je osvobozen od DPH s nárokem na odpočet. Potřebujete celní doklady potvrzující, že zboží opustilo území EU.

Reverse charge - přenesená daňová povinnost

Reverse charge (přenesená daňová povinnost) je mechanismus, který přenáší povinnost přiznat a odvést DPH z dodavatele na odběratele. V praxi to znamená, že vy jako český podnikatel vystavíte fakturu bez DPH a váš zahraniční odběratel si DPH přizná a odvede ve své zemi podle svých lokálních sazeb.

Kdy se reverse charge uplatňuje?

Reverse charge se uplatňuje při poskytování služeb osobě povinné k dani (podnikateli) se sídlem v jiném členském státě EU. Základní pravidlo stanovuje § 9 odst. 1 zákona o DPH (zákon č. 235/2004 Sb.): místo plnění u služeb poskytovaných podnikateli je sídlo odběratele.

Podmínky pro uplatnění reverse charge

Aby byl reverse charge správně uplatněn, musíte splnit několik podmínek:

1. Odběratel musí být osoba povinná k dani - tedy podnikatel registrovaný k DPH v jiném členském státě EU.
2. Odběratel musí mít platné VAT ID - ověříte v systému VIES (viz níže).
3. Služba musí spadat pod základní pravidlo - existují výjimky pro některé služby (nemovitosti, přeprava osob, kulturní akce atd.), kde se místo plnění určuje jinak.
4. Na faktuře musí být uvedeno VAT ID obou stran - tedy vaše české DIČ i VAT ID odběratele.

Jaké služby spadají pod základní pravidlo?

Pod základní pravidlo (reverse charge u B2B) spadá většina služeb, které OSVČ typicky poskytují:

• Programování a vývoj software
• Grafický design a tvorba webových stránek
• Marketingové a reklamní služby
• Konzultace a poradenství
• Překlady a jazykové služby
• Účetní a právní služby
• Pronájem movitých věcí

Výjimky z reverse charge

Některé služby se řídí speciálními pravidly pro určení místa plnění:

• Služby vztahující se k nemovitosti - místo plnění je tam, kde se nemovitost nachází
• Přeprava osob - místo plnění je tam, kde se přeprava uskutečňuje
• Vstupné na kulturní, sportovní a vzdělávací akce - místo plnění je tam, kde se akce koná
• Stravovací služby - místo plnění je tam, kde jsou služby poskytnuty

Ověření VAT ID v systému VIES

VIES (VAT Information Exchange System) je online systém provozovaný Evropskou komisí, který umožňuje ověřit platnost DIČ (VAT ID) registrovaného v libovolném členském státě EU. Ověření VAT ID odběratele je klíčovým krokem při fakturaci do EU - bez platného VAT ID nemůžete uplatnit reverse charge ani osvobození od DPH.

Formáty VAT ID v jednotlivých zemích EU

Každý členský stát EU má svůj specifický formát VAT ID:

| Země | Předpona | Formát | Příklad | |------|----------|--------|---------| | Česká republika | CZ | 8-10 číslic | CZ12345678 | | Slovensko | SK | 10 číslic | SK1234567890 | | Německo | DE | 9 číslic | DE123456789 | | Polsko | PL | 10 číslic | PL1234567890 | | Rakousko | AT | U + 8 číslic | ATU12345678 | | Francie | FR | 2 znaky + 9 číslic | FR12345678901 | | Nizozemsko | NL | 12 znaků | NL123456789B01 |

Kdy se stáváte identifikovanou osobou

Pokud jste neplátce DPH a začnete obchodovat se zahraničím, v určitých situacích se musíte registrovat jako identifikovaná osoba k DPH. Identifikovaná osoba je specifický status: v zahraničí vystupujete jako plátce DPH, ale na území České republiky zůstáváte neplátcem.

Situace, kdy se musíte registrovat jako identifikovaná osoba

Povinnost registrace jako identifikovaná osoba vzniká v těchto případech:

1. Poskytnutí služby podnikateli v EU (§ 6g zákona o DPH)

Jakmile jako neplátce DPH poskytnete službu spadající pod základní pravidlo osobě povinné k dani v jiném členském státě EU, musíte se registrovat jako identifikovaná osoba. Stačí jediná faktura - žádný limit v korunách neexistuje.

2. Pořízení zboží z EU nad limit (§ 6g zákona o DPH)

Pokud jako neplátce nakoupíte zboží od podnikatelů z jiných členských států EU za více než 326 000 Kč (bez DPH) v kalendářním roce, stáváte se identifikovanou osobou.

3. Přijetí služby od podnikatele z EU (§ 6h zákona o DPH)

Pokud přijmete službu spadající pod základní pravidlo od osoby povinné k dani z jiného členského státu EU (např. koupíte software od německé firmy), stáváte se identifikovanou osobou.

Povinnosti identifikované osoby

Po registraci jako identifikovaná osoba máte tyto povinnosti:

• Daňové přiznání k DPH - podáváte pouze za měsíce, ve kterých vám vznikla daňová povinnost (tedy kdy jste poskytli nebo přijali službu z/do EU). Termín je do 25. dne následujícího měsíce.
• Souhrnné hlášení - podáváte za měsíce, ve kterých jste poskytli služby podnikatelům v EU. Termín je rovněž do 25. dne následujícího měsíce.
• Tuzemské plnění nezdaňujete - na území ČR se chováte jako neplátce DPH. Na fakturách pro české odběratele neuvádíte DPH.

Identifikovaná osoba vs. plátce DPH

Je důležité nezmást identifikovanou osobu s plátcem DPH. Jedná se o odlišné statusy s různými povinnostmi.

Povinné náležitosti mezinárodní faktury

Faktura do zahraničí musí obsahovat všechny standardní náležitosti české faktury plus několik dodatečných údajů specifických pro mezinárodní obchod.

Standardní náležitosti (§ 29 zákona o DPH)

Každá faktura - tuzemská i zahraniční - musí obsahovat:

• Označení dodavatele - jméno/název, sídlo, IČO
• DIČ dodavatele - pokud jste plátce DPH nebo identifikovaná osoba
• Označení odběratele - jméno/název, sídlo
• DIČ/VAT ID odběratele - pokud je registrován k DPH
• Číslo faktury - v rámci souvislé číselné řady
• Datum vystavení faktury
• Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) - nebo datum přijetí úplaty, pokud předcházelo plnění
• Popis plnění - rozsah a předmět dodání zboží/služby
• Základ daně a sazba DPH - pokud plnění podléhá české DPH
• Výše DPH - v české měně

Dodatečné náležitosti pro zahraniční fakturu

Kromě výše uvedeného musí faktura do zahraničí obsahovat:

• IBAN - mezinárodní formát čísla bankovního účtu (24 znaků pro české účty, začíná CZ)
• SWIFT/BIC kód - mezinárodní identifikátor banky (8-11 znaků)
• Měna faktury - jasné označení měny (EUR, USD, GBP atd.)
• Odkaz na reverse charge - pokud se uplatňuje přenesená daňová povinnost (viz výše)
• Odkaz na osvobození - pokud je plnění osvobozeno od DPH (např. export, intrakomunitární dodání)

Měna faktury: CZK, EUR nebo jiná?

Při fakturaci do zahraničí máte několik možností, v jaké měně fakturu vystavíte. Zákon vám neukládá povinnost fakturovat v konkrétní měně - můžete použít jakoukoliv volně směnitelnou měnu podle kurzovního lístku ČNB.

Nejčastější varianty

Fakturace v EUR - nejběžnější volba pro fakturaci v rámci EU. Euro je univerzální obchodní měna v Evropě a většina evropských odběratelů ji preferuje.

Fakturace v CZK - možná, ale méně praktická pro zahraničního odběratele. Hodí se například při fakturaci slovenským firmám, které s korunami běžně pracují.

Fakturace v USD - typická pro fakturaci do USA, Kanady nebo zemí, kde je dolar preferovanou měnou.

Fakturace v lokální měně odběratele - GBP pro Velkou Británii, CHF pro Švýcarsko atd. Výhodná pro odběratele, ale vyžaduje přepočet přes méně běžné kurzy.

Měnový kurz a přepočet na CZK

I když fakturujete v cizí měně, pro účely daňové evidence nebo účetnictví musíte částku přepočítat na české koruny. Pro přepočet se používá kurz devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou.

Kurzové rozdíly

Při platbě v cizí měně vznikají kurzové rozdíly - rozdíl mezi kurzem při vystavení faktury a kurzem při přijetí platby. Tyto rozdíly musíte evidovat:

• Kurzový zisk - pokud koruna od vystavení faktury oslabila, obdržíte v přepočtu více CZK. Kurzový zisk je zdanitelným příjmem.
• Kurzová ztráta - pokud koruna posílila, obdržíte méně CZK. Kurzová ztráta je daňově uznatelným nákladem.

Praktické scénáře fakturace do zahraničí

Scénář 1: Neplátce DPH fakturuje služby do EU

Situace: Jste grafický designér, neplátce DPH, a německá firma vás najala na tvorbu loga. Odměna je 2 000 EUR.

Postup:

1. Před fakturací se musíte zaregistrovat jako identifikovaná osoba (do 15 dnů od poskytnutí služby).
2. Ověříte VAT ID německé firmy v systému VIES.
3. Vystavíte fakturu v EUR bez DPH s textem "Reverse charge - daň odvede zákazník" a odkazem na článek 196 směrnice 2006/112/ES.
4. Na faktuře uvedete své české DIČ (které vám přidělí po registraci) i VAT ID odběratele.
5. Do 25. dne následujícího měsíce podáte daňové přiznání k DPH a souhrnné hlášení.

Scénář 2: Plátce DPH prodává zboží do EU

Situace: Jste plátce DPH a dodáváte zboží slovenské firmě.

Postup:

1. Ověříte VAT ID slovenské firmy v VIES.
2. Vystavíte fakturu bez DPH - jedná se o intrakomunitární dodání, které je osvobozeno od DPH s nárokem na odpočet (§ 64 zákona o DPH).
3. Na fakturu uvedete text "Osvobozeno od DPH - dodání zboží do jiného členského státu" a odkaz na § 64 ZDPH.
4. Musíte prokázat, že zboží skutečně opustilo území ČR (přepravní doklady, potvrzení odběratele).
5. Vykážete plnění v daňovém přiznání (řádek 20) a v souhrnném hlášení.

Scénář 3: OSVČ fakturuje služby do USA

Situace: Jste programátor a pracujete pro americkou firmu. Měsíční fakturace činí 5 000 USD.

Postup:

1. USA není členem EU, takže se neuplatňuje reverse charge ani povinnost registrace jako identifikovaná osoba.
2. Fakturujete v USD bez DPH - služba je mimo předmět české DPH (místo plnění je v USA).
3. Na faktuře nemusíte uvádět VAT ID odběratele (americká firma žádné nemá).
4. Uvedete IBAN, SWIFT a případně ABA routing number pro platby z USA.
5. Částku přepočtete na CZK podle kurzu ČNB ke dni vystavení pro daňovou evidenci.

Scénář 4: Neplátce DPH fakturuje služby nepodnikateli v EU

Situace: Jste překladatel, neplátce DPH, a přeložíte text pro soukromou osobu v Rakousku.

Postup:

1. Soukromá osoba (nepodnikatel) nemá VAT ID - neuplatňuje se reverse charge.
2. Místo plnění je v ČR (v sídle dodavatele) podle § 9 odst. 2 zákona o DPH.
3. Protože jste neplátce, fakturujete bez DPH (neplátce DPH neúčtuje DPH ani na tuzemské faktury).
4. Nemusíte se registrovat jako identifikovaná osoba - ta vzniká pouze u B2B transakcí.

Souhrnné hlášení a daňové přiznání

Pokud jste plátce DPH nebo identifikovaná osoba a poskytnete služby nebo dodáte zboží podnikateli v jiném členském státě EU, musíte kromě daňového přiznání podat také souhrnné hlášení.

Souhrnné hlášení

• Kdo podává: Plátci DPH a identifikované osoby, které v daném období měly intrakomunitární plnění.
• Termín: Do 25. dne měsíce následujícího po měsíci, v němž se uskutečnilo plnění.
• Forma: Výhradně elektronicky přes portál MOJE daně.
• Obsah: VAT ID odběratele, kód plnění (0 = dodání zboží, 3 = poskytnutí služby), celková hodnota plnění.

Kontrolní hlášení

Kontrolní hlášení se vztahuje pouze na plátce DPH (nikoliv na identifikované osoby). V kontrolním hlášení se vykazují tuzemská plnění i plnění v režimu přenesené daňové povinnosti v ČR. Intrakomunitární plnění se do kontrolního hlášení nezahrnují - ta se vykazují v souhrnném hlášení.

Časté chyby při fakturaci do zahraničí

Na základě praxe jsme sestavili přehled nejčastějších chyb, kterých se české OSVČ při mezinárodní fakturaci dopouštějí:

1. Chybějící nebo neověřené VAT ID odběratele Bez platného VAT ID nelze uplatnit reverse charge. Pokud vystavíte fakturu bez DPH a odběratel nemá platné VAT ID, riskujete doměření české DPH finančním úřadem.

2. Chybějící odkaz na reverse charge Samotné neuvedení DPH na faktuře nestačí. Musíte uvést konkrétní odkaz na legislativu (článek 196 směrnice nebo § 9 zákona o DPH).

3. Špatný měnový kurz Použití kurzu z jiného dne, než vyžaduje zákon. Plátci DPH musí použít kurz ke dni plnění, nikoliv ke dni vystavení faktury.

4. Opožděná registrace identifikované osoby Neplátci často zapomínají, že se musí registrovat jako identifikovaná osoba do 15 dnů od první služby do/z EU. Registrace zpětně je problematická.

5. Chybějící IBAN a SWIFT České číslo účtu ve formátu XXXX/YYYY je pro zahraničního odběratele nepoužitelné. Vždy uvádějte IBAN a SWIFT.

6. Nepodání souhrnného hlášení Za nepodání souhrnného hlášení hrozí pokuta. Mnozí podnikatelé, zejména nově registrované identifikované osoby, o této povinnosti nevědí.

Kompletní checklist pro fakturaci do zahraničí

Shrnutí

Fakturace do zahraničí vyžaduje znalost pravidel, která se liší podle toho, zda fakturujete do EU nebo mimo ni, zda jde o B2B nebo B2C transakci a zda prodáváte zboží nebo poskytujete služby. Klíčové je správně určit místo plnění, ověřit VAT ID odběratele, zvolit správný DPH režim a uvést na faktuře všechny povinné náležitosti. Neplátci DPH si musí pohlídat povinnost registrace jako identifikovaná osoba, která vzniká již při první B2B službě do/z EU.

Při dodržení pravidel popsaných v tomto článku minimalizujete riziko problémů s finančním úřadem a zajistíte, že vaše mezinárodní podnikání bude z daňového hlediska v pořádku.