Ještě před několika lety si většina podnikatelů vystačila s klasickým podpisem na papíře. Dnes je situace zásadně jiná. Automatické zřízení datových schránek pro OSVČ, povinnost elektronického podání daňového přiznání a rostoucí digitalizace veřejné správy znamenají, že elektronický podpis přestal být luxusem a stal se praktickou nutností. Pokud si nejste jistí, jaký typ podpisu potřebujete, kde ho získáte a kolik vás to bude stát, jste na správném místě. Tento průvodce vás provede celým procesem od A do Z.
Proč se o elektronický podpis zajímat právě teď?
Od roku 2023 mají všechny OSVČ automaticky zřízenou datovou schránku. S aktivní datovou schránkou přichází povinnost elektronického podání daňového přiznání, přehledů pro ČSSZ i zdravotní pojišťovnu. Pro mnoho úkonů přitom potřebujete dokument opatřit elektronickým podpisem - zejména pokud podepisujete smlouvy, podáváte přihlášky nebo komunikujete s úřady mimo portál MOJE daně.
Co je elektronický podpis a jak ho upravuje legislativa
Elektronický podpis je v evropském právu upraven nařízením eIDAS (nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014). Toto nařízení je přímo účinné ve všech členských státech EU včetně České republiky. V českém právu je doplněno zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
Nařízení eIDAS rozlišuje tři úrovně elektronického podpisu. Každá úroveň nabízí jinou míru právní jistoty a technického zabezpečení. Pojďme si je podrobně rozebrat.
Tři typy elektronického podpisu dle eIDAS
1. Prostý elektronický podpis
Prostý elektronický podpis je nejširší kategorie. Může jím být prakticky cokoli, co slouží k identifikaci podepisující osoby v elektronické podobě - naskenovaný podpis vložený do PDF, zaškrtnutí políčka "Souhlasím" na webu nebo dokonce jméno uvedené na konci e-mailu.
Výhody:
- Žádné náklady na pořízení
- Jednoduchý na použití
- Může být dostačující pro běžné obchodní vztahy
Nevýhody:
- Neposkytuje žádnou garanci integrity dokumentu (dokument mohl být po podpisu změněn)
- Identita podepisující osoby není ověřitelná
- Může být snadno zpochybněn v případě sporu
- Orgány veřejné moci ho zpravidla nepřijímají
Kdy stačí prostý elektronický podpis?
Prostý elektronický podpis může být dostačující pro běžnou obchodní komunikaci a interní dokumenty - například pro potvrzení objednávky e-mailem, schválení interního procesu nebo podpis běžné smlouvy mezi dvěma stranami, které si vzájemně důvěřují. V případě soudního sporu ale musíte prokázat, že podpis skutečně pochází od dané osoby.
2. Zaručený elektronický podpis (založený na kvalifikovaném certifikátu)
Zaručený elektronický podpis představuje vyšší úroveň zabezpečení. Musí splňovat čtyři podmínky definované v článku 26 nařízení eIDAS:
- Je jednoznačně spojen s podepisující osobou
- Umožňuje identifikaci podepisující osoby
- Je vytvořen pomocí dat, která má podepisující osoba pod svou výhradní kontrolou
- Je k podepsaným datům připojen tak, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat
V české praxi se pro komunikaci s orgány veřejné moci používá pojem uznávaný elektronický podpis, což je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Tento typ podpisu je vyžadován například pro podání přes portál MOJE daně nebo pro komunikaci s finančním úřadem.
Výhody:
- Garantuje integritu podepsaného dokumentu
- Umožňuje identifikaci podepisující osoby
- Uznáván orgány veřejné moci v ČR
- Cenově dostupný (certifikát od cca 400 Kč/rok)
Nevýhody:
- Vyžaduje kvalifikovaný certifikát od certifikační autority
- Certifikát má omezenou platnost (1-3 roky)
- Není plně ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu
3. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)
Kvalifikovaný elektronický podpis je nejvyšší úroveň elektronického podpisu dle eIDAS. Jedná se o zaručený elektronický podpis, který je:
- Založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy
- Vytvořen pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických podpisů (typicky čipová karta nebo USB token)
Tento podpis má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu a je uznáván ve všech členských státech EU.
Výhody:
- Právně ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu
- Uznáván v celé EU
- Nejvyšší míra právní jistoty
- Nelze jej odmítnout jako důkaz v soudním řízení
Nevýhody:
- Vyšší pořizovací náklady (certifikát + kvalifikovaný prostředek)
- Nutnost používat čipovou kartu nebo USB token
- Složitější technická obsluha
📊Porovnání typů elektronických podpisů
Kdy OSVČ potřebuje elektronický podpis
Jako OSVČ se s potřebou elektronického podpisu setkáte v celé řadě situací. Pojďme si projít ty nejčastější.
Povinná elektronická podání
Od roku 2023, kdy došlo k automatickému zřízení datových schránek pro všechny OSVČ, je elektronické podání povinné pro:
- Daňové přiznání k dani z příjmů - pokud máte zpřístupněnou datovou schránku, musíte podat výhradně elektronicky
- Přehledy pro ČSSZ - podání přes ePortál ČSSZ
- Přehledy pro zdravotní pojišťovnu - od roku 2026 povinně elektronicky pro všechny OSVČ
- Kontrolní hlášení a přiznání k DPH - pokud jste plátci DPH
Důležité: datová schránka vs. elektronický podpis
Datová schránka a elektronický podpis jsou dvě odlišné věci. Datová schránka slouží k doručování dokumentů a podání odeslaná přes datovou schránku mají stejné právní účinky jako podání podepsaná uznávaným elektronickým podpisem (dle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). To znamená, že pokud podáváte daňové přiznání přes datovou schránku, nepotřebujete k tomu samostatný elektronický podpis. Elektronický podpis ale budete potřebovat, pokud podepisujete dokumenty mimo datovou schránku - smlouvy, plné moci, podání na portálu MOJE daně bez datové schránky apod.
Podepisování smluv a obchodních dokumentů
Elektronický podpis výrazně zrychluje uzavírání smluv - zejména pokud spolupracujete se zahraničními klienty nebo pracujete vzdáleně. Nemusíte tisknout, podepisovat, skenovat a odesílat dokumenty poštou.
Pro běžné obchodní smlouvy (smlouva o dílo, rámcová smlouva, objednávka) zpravidla postačí uznávaný elektronický podpis. Pro smlouvy s vyšší právní závažností (převod nemovitostí, notářské úkony) může být vyžadován kvalifikovaný elektronický podpis.
Komunikace se zdravotní pojišťovnou a ČSSZ
Pro elektronická podání na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu můžete využít buď datovou schránku, nebo uznávaný elektronický podpis. Zejména pro průběžnou komunikaci (oznamování změn, žádosti) se elektronický podpis hodí.
Podání na portálu MOJE daně
Portál MOJE daně umožňuje přihlášení a podepisování podání třemi způsoby:
- Datovou schránkou
- Bankovní identitou (BankID)
- Elektronickým podpisem (uznávaným)
Kde získat kvalifikovaný certifikát v České republice
V České republice působí tři kvalifikovaní poskytovatelé služeb vytvářejících důvěru, kteří vydávají kvalifikované certifikáty pro elektronické podpisy. Jsou zapsáni v seznamu vedeném Ministerstvem vnitra ČR.
1. PostSignum (Česká pošta, s. p.)
PostSignum je certifikační autorita provozovaná Českou poštou. Jedná se o nejrozšířenějšího poskytovatele kvalifikovaných certifikátů v ČR.
Jak získat certifikát PostSignum:
📋Postup získání certifikátu PostSignum
- Vygenerujte žádost o certifikát - na stránkách postsignum.cz v sekci "Žádost o certifikát". Budete potřebovat nainstalovat příslušný software nebo použít online nástroj.
- Navštivte kontaktní místo České pošty - s vygenerovanou žádostí (referenčním číslem), platným občanským průkazem a případně dalšími doklady se dostavte na pobočku České pošty, která vydává certifikáty.
- Ověřte svou totožnost - operátor ověří vaši identitu podle dokladu totožnosti.
- Zaplaťte poplatek - za vydání certifikátu zaplatíte přímo na pobočce.
- Stáhněte a nainstalujte certifikát - po ověření identity si certifikát stáhnete ze stránek PostSignum pomocí referenčního čísla a nainstalujete do svého počítače.
Novinka: PostSignum nově nabízí i vydání certifikátu online bez návštěvy pobočky - prostřednictvím služby Certifikát Online. Identitu ověříte pomocí bankovní identity (BankID) nebo eObčanky s čipem.
Ceny PostSignum (platné k únoru 2026):
| Produkt | Platnost | Cena vč. DPH | |---------|----------|--------------| | Kvalifikovaný certifikát pro el. podpis | 1 rok | 440 Kč | | Kvalifikovaný certifikát pro el. podpis | 3 roky | 990 Kč | | Kvalifikovaný certifikát pro el. pečeť | 1 rok | 440 Kč | | Kvalifikované časové razítko | 1 rok | od 396 Kč |
2. První certifikační autorita (I.CA)
I.CA je soukromá certifikační autorita s dlouhou tradicí na českém trhu. Nabízí široké portfolio certifikátů včetně kvalifikovaných certifikátů na čipových kartách.
Jak získat certifikát I.CA:
📋Postup získání certifikátu I.CA
- Navštivte web ica.cz a vyberte typ certifikátu, který potřebujete.
- Vyplňte online žádost - zadáte své identifikační údaje a vyberete způsob uložení certifikátu (v počítači nebo na čipové kartě).
- Dostavte se na registrační autoritu - kontaktní místa I.CA najdete na webu ica.cz v sekci "Kde nás najdete". S sebou potřebujete platný doklad totožnosti.
- Ověřte identitu a zaplaťte - operátor ověří vaši totožnost a po zaplacení vydá certifikát.
- Nainstalujte certifikát - stáhněte si certifikát a nainstalujte podle návodu na webu I.CA.
I.CA nabízí také kvalifikované prostředky (čipové karty a USB tokeny), které jsou potřebné pro vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu (QES). Ceny kvalifikovaných certifikátů I.CA se pohybují od přibližně 500 Kč za roční certifikát.
3. eIdentity, a.s.
Třetí kvalifikovaný poskytovatel v ČR. Zaměřuje se především na certifikáty pro zdravotnictví a veřejnou správu, ale vydává kvalifikované certifikáty i pro podnikatele a fyzické osoby.
Který poskytovatel zvolit?
Pro většinu OSVČ je PostSignum nejpraktičtější volbou díky husté síti kontaktních míst (pobočky České pošty po celé ČR) a nejnižší ceně. Pokud potřebujete kvalifikovaný elektronický podpis na čipové kartě (QES), zvažte I.CA, která nabízí kompletní řešení včetně kvalifikovaného prostředku. Třetí varianta, eIdentity, je vhodná spíše pro specifické sektory (zdravotnictví).
Praktický návod: jak si zřídit elektronický podpis krok za krokem
Pokud jste se rozhodli pro pořízení elektronického podpisu, následující postup vás provede celým procesem.
Co budete potřebovat
Před návštěvou kontaktního místa si připravte:
- Platný občanský průkaz (nebo cestovní pas)
- Zařízení s přístupem k internetu (pro vygenerování žádosti a stažení certifikátu)
- Peníze na zaplacení poplatku (hotovost nebo platební karta dle poskytovatele)
Volba typu certifikátu
📋Rozhodovací proces: jaký certifikát potřebuji?
- Potřebuji podepisovat dokumenty pouze pro české úřady? → Stačí uznávaný elektronický podpis (kvalifikovaný certifikát bez kvalifikovaného prostředku). Cena: od 400 Kč/rok.
- Potřebuji podpis rovnocenný vlastnoručnímu v celé EU? → Potřebuji kvalifikovaný elektronický podpis (QES) - kvalifikovaný certifikát + čipová karta/USB token. Cena: od 800 Kč/rok + jednorázově hardware.
- Podepisuji jen běžné obchodní smlouvy s důvěryhodnými partnery? → Může stačit prostý elektronický podpis (zdarma), ale pro vyšší právní jistotu doporučujeme alespoň uznávaný podpis.
- Chci podepisovat dokumenty bez návštěvy pobočky? → Využijte službu Certifikát Online od PostSignum (ověření přes BankID) nebo vzdálené podepisování přes ProID.
Instalace a použití certifikátu
Po získání certifikátu ho musíte správně nainstalovat do svého operačního systému nebo úložiště certifikátů:
Windows:
- Stažený soubor certifikátu (.p12 nebo .pfx) otevřete dvojklikem
- Průvodce importem vás provede instalací do úložiště certifikátů Windows
- Certifikát bude následně dostupný v aplikacích podporujících elektronický podpis (Adobe Acrobat, Microsoft Office, webový prohlížeč)
macOS:
- Soubor certifikátu importujete přes aplikaci Klíčenka (Keychain Access)
- Po importu bude certifikát dostupný v systémových aplikacích
Linux:
- Instalace závisí na distribuci a používaném software
- Většina aplikací používá úložiště NSS nebo PKCS#11
Nezapomeňte na zálohu!
Po instalaci certifikátu vytvořte zálohu souboru s privátním klíčem (.p12/.pfx) a uložte ji na bezpečné místo (šifrovaný USB disk, trezor). Pokud o certifikát přijdete (výměna počítače, havárie disku), budete muset žádat o nový - a to stojí peníze i čas.
Heslo k certifikátu si poznamenejte na bezpečné místo. Při ztrátě hesla nelze certifikát obnovit - musíte požádat o nový.
Kolik stojí elektronický podpis - kompletní přehled nákladů
Pojďme si spočítat, jaké reálné náklady můžete jako OSVČ očekávat.
Kalkulace ročních nákladů na elektronický podpis
Varianta A: Uznávaný elektronický podpis (nejčastější pro OSVČ)
| Položka | Jednorázově | Ročně | |---------|-------------|-------| | Kvalifikovaný certifikát (PostSignum, 1 rok) | - | 440 Kč | | Software pro podepisování | 0 Kč (zdarma) | 0 Kč | | Celkem | 0 Kč | 440 Kč |
Při volbě tříletého certifikátu (990 Kč) vychází roční náklad na 330 Kč.
Varianta B: Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)
| Položka | Jednorázově | Ročně | |---------|-------------|-------| | Kvalifikovaný certifikát na čipové kartě | - | od 500 Kč | | Čipová karta (kvalifikovaný prostředek) | od 500 Kč | - | | Čtečka čipových karet (pokud nemáte) | od 300 Kč | - | | Celkem 1. rok | od 800 Kč | od 500 Kč | | Celkem následující roky | - | od 500 Kč |
Alternativy k vlastnímu elektronickému podpisu
Ne vždy potřebujete vlastní certifikát. V některých případech existují alternativy:
Bankovní identita (BankID)
Od roku 2021 můžete pro přihlášení k online službám veřejné správy využít bankovní identitu. BankID vám umožňuje:
- Přihlášení na portál MOJE daně
- Přihlášení na ePortál ČSSZ
- Přihlášení k datové schránce
- Ověření identity pro vydání certifikátu PostSignum online
BankID ale není elektronický podpis - slouží pouze k autentizaci (ověření identity). Pro podepisování dokumentů mimo portály veřejné správy ho nelze použít.
eObčanka
Občanský průkaz s aktivovaným elektronickým čipem (eObčanka) umožňuje:
- Přihlášení k online službám veřejné správy
- Vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu (pokud máte na čipu uložen kvalifikovaný certifikát)
Pro aktivaci elektronických funkcí eObčanky navštivte pracoviště s rozšířenou působností - více informací na portal.gov.cz.
Datová schránka
Jak jsme zmínili výše, podání učiněná prostřednictvím datové schránky mají ze zákona stejné právní účinky jako podání podepsaná uznávaným elektronickým podpisem. Pro většinu komunikace s úřady tedy můžete vystačit pouze s datovou schránkou.
Vzdálené podepisování - moderní trend
V posledních letech se rozšiřuje možnost vzdáleného (cloud) podepisování. Privátní klíč není uložen ve vašem počítači nebo na čipové kartě, ale na zabezpečeném serveru poskytovatele. Podepisujete pak odkudkoli - z telefonu, tabletu nebo jakéhokoli počítače.
V České republice nabízí vzdálené kvalifikované podepisování například služba ProID od společnosti Software602. Certifikát si zřídíte online, identitu ověříte přes BankID nebo eObčanku a podepisujete přes mobilní aplikaci.
Výhody vzdáleného podepisování:
- Podepisujete odkudkoli, z jakéhokoli zařízení
- Nepotřebujete čipovou kartu ani čtečku
- Certifikát je bezpečně uložen na serveru
Nevýhody:
- Závislost na dostupnosti služby poskytovatele
- Vyšší roční náklady oproti klasickému certifikátu
- Nutnost mít mobilní telefon pro autorizaci
Praktické využití elektronického podpisu pro OSVČ
Podepisování faktur
Faktury v elektronické podobě (PDF) mohou být opatřeny elektronickým podpisem. Pro běžné faktury to není povinné, ale podepsaná faktura zvyšuje důvěryhodnost a v případě plátců DPH usnadňuje prokazování věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu.
Podepisování smluv na dálku
Pokud spolupracujete s klienty na dálku, elektronický podpis výrazně zrychluje proces uzavírání smluv. Smlouvu připravíte v PDF, podepíšete elektronickým podpisem a odešlete e-mailem. Protistrany pak smlouvu podepíšou stejným způsobem.
Podání na živnostenský úřad
Změny v živnostenském oprávnění (rozšíření činností, změna sídla) můžete provést elektronicky přes Jednotný registrační formulář s použitím elektronického podpisu.
Komunikace s pojišťovnami a bankami
Stále více institucí přijímá elektronicky podepsané dokumenty. Zdravotní pojišťovny, ČSSZ i některé banky umožňují elektronické podání žádostí a oznámení.
Nejčastější chyby při práci s elektronickým podpisem
Na co si dát pozor
-
Prošlý certifikát - Certifikáty mají omezenou platnost (1-3 roky). Hlídejte si datum expirace a certifikát včas obnovte. Podpis s prošlým certifikátem není platný.
-
Záměna typů podpisů - Pro komunikaci s úřady potřebujete minimálně uznávaný elektronický podpis (založený na kvalifikovaném certifikátu). Prostý podpis nestačí.
-
Ztráta privátního klíče - Bez zálohy souboru .p12/.pfx a hesla k němu přijdete o možnost podepisovat. Certifikační autorita vám klíč nemůže obnovit.
-
Podpis po revokaci - Pokud máte podezření na kompromitaci certifikátu (zcizení, ztráta kontroly), okamžitě certifikát revokujte u certifikační autority. Podpisy vytvořené po revokaci jsou neplatné.
-
Chybějící časové razítko - Pro dlouhodobou archivaci podepsaných dokumentů je vhodné přidat kvalifikované časové razítko, které prokazuje, že podpis byl vytvořen v době platnosti certifikátu.
Často kladené otázky (FAQ)
Musí mít OSVČ elektronický podpis?
Přímo ze zákona povinnost vlastnit elektronický podpis nevyplývá. Nicméně povinnost elektronického podání (daňové přiznání, přehledy) lze splnit i prostřednictvím datové schránky, kterou mají OSVČ zřízenou automaticky. Elektronický podpis je ale prakticky nezbytný pro podepisování dokumentů mimo prostředí datové schránky.
Jaký je rozdíl mezi uznávaným a kvalifikovaným elektronickým podpisem?
Uznávaný elektronický podpis je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu - stačí certifikát uložený v počítači. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) navíc vyžaduje kvalifikovaný prostředek (čipová karta, USB token), je ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu a uznávaný v celé EU.
Jak dlouho platí kvalifikovaný certifikát?
Standardní doba platnosti kvalifikovaného certifikátu je 1 rok. PostSignum nově nabízí i certifikáty s platností 3 roky za zvýhodněnou cenu. Před koncem platnosti je nutné certifikát obnovit nebo požádat o nový.
Mohu používat jeden certifikát na více zařízeních?
Ano, pokud máte certifikát uložený jako soubor (.p12/.pfx), můžete ho nainstalovat na více zařízení. U certifikátů na čipové kartě je podpis vázán na fyzickou kartu - podepisovat můžete pouze na zařízení, ke kterému je karta připojena.
Co když ztratím certifikát?
Pokud ztratíte přístup k certifikátu (havárie disku, ztráta hesla), kontaktujte certifikační autoritu a požádejte o revokaci (zneplatnění) starého certifikátu. Poté si zřiďte nový certifikát - celý proces vydání je třeba absolvovat znovu.
Jsou elektronicky podepsané smlouvy právně platné?
Ano. Podle nařízení eIDAS a českého práva nelze elektronickému podpisu upřít právní účinky pouze proto, že je v elektronické podobě. Kvalifikovaný elektronický podpis má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. U nižších úrovní podpisu záleží na konkrétních okolnostech a dohodě stran.
Musím mít elektronický podpis pro podání přes MOJE daně?
Ne nutně. Na portálu MOJE daně se můžete přihlásit i pomocí datové schránky nebo bankovní identity (BankID). Elektronický podpis je jednou z alternativ pro přihlášení a podepisování podání.
Shrnutí: jaký elektronický podpis si jako OSVČ pořídit
Doporučení pro většinu OSVČ
Pro většinu českých OSVČ doporučujeme následující kombinaci:
- Datová schránka (máte automaticky od roku 2023) - pro podání daňového přiznání, přehledů a komunikaci s úřady
- Bankovní identita (BankID) - pro přihlášení k portálům veřejné správy
- Kvalifikovaný certifikát od PostSignum (od 440 Kč/rok) - pro podepisování smluv, faktur a dalších dokumentů
Tato kombinace pokrývá prakticky všechny běžné potřeby OSVČ za minimální náklady. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) na čipové kartě zvažte pouze v případě, že pravidelně podepisujete dokumenty s mezinárodními partnery nebo potřebujete podpis ekvivalentní vlastnoručnímu.
DokladBot vám pomůže udržet přehled o daňových povinnostech, termínech pro podání přehledů a dalších úkolech, které s elektronickým podepisováním dokumentů souvisejí. Stačí napsat přes WhatsApp a zeptat se na cokoli ohledně svého podnikání - vyzkoušejte DokladBot na dokladbot.cz.
Užitečné odkazy na oficiální zdroje
- Ministerstvo vnitra ČR - seznam kvalifikovaných poskytovatelů - aktuální seznam certifikačních autorit
- PostSignum - certifikační autorita České pošty - žádost o certifikát, ceník, kontaktní místa
- I.CA - První certifikační autorita - kvalifikované certifikáty a čipové karty
- Portál MOJE daně - elektronické podání daňového přiznání
- ePortál ČSSZ - elektronické podání přehledů
- Portal.gov.cz - eObčanka - informace o elektronických funkcích občanského průkazu
Tento článek má informativní charakter a nepředstavuje právní poradenství. Informace vycházejí z legislativy platné k únoru 2026. Pro řešení konkrétních právních otázek doporučujeme konzultaci s právním specialistou. Aktuální podmínky a ceny si vždy ověřte přímo u příslušné certifikační autority.
Nechcete to řešit sami?
Napište Marušce přes WhatsApp a o účetnictví se postaráme my.