Datová schránka OSVČ: povinnosti a jak používat

Od 1. ledna 2023 mají datovou schránku povinně zřízenou všechny OSVČ. Tato změna přinesla řadu nových povinností, které mnoho podnikatelů stále plně nechápe. Datová schránka není jen další "digitální povinnost" -- při správném využití vám může výrazně usnadnit komunikaci s úřady a ušetřit čas i peníze. V tomto článku se dozvíte vše, co jako OSVČ potřebujete o datových schránkách vědět.

Co je datová schránka

Datová schránka je elektronický úložný prostor zřízený státem, který slouží k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými nebo právnickými osobami. Funguje jako oficiální elektronická pošta se státem garantovanou identitou odesílatele a příjemce.

Klíčové vlastnosti datové schránky

• Právní závaznost -- zpráva doručená do datové schránky má stejnou právní sílu jako doporučený dopis s dodejkou
• Fikce doručení -- pokud se do datové schránky nepřihlásíte do 10 dnů od dodání zprávy, považuje se zpráva za doručenou posledním dnem této lhůty
• Bezplatné zasílání -- komunikace s orgány veřejné moci je zdarma
• Identita garantovaná státem -- příjemce má jistotu, kdo zprávu odeslal

Historie povinných datových schránek pro OSVČ

Datové schránky existují v České republice od roku 2009. Zpočátku byly povinné pouze pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a orgány veřejné moci. Pro OSVČ byly dobrovolné.

Změna v roce 2023

Zákon č. 261/2021 Sb. přinesl zásadní změnu. Od 1. ledna 2023 jsou datové schránky automaticky zřizovány všem OSVČ. Pokud jste OSVČ a dosud jste datovou schránku neměli, byla vám zřízena automaticky a přihlašovací údaje vám byly zaslány poštou.

Co to znamená v praxi

• Datová schránka vám byla zřízena automaticky -- nemuseli jste o ni žádat
• Přihlašovací údaje jste obdrželi poštou na adresu trvalého bydliště
• Pokud jste údaje neobdrželi nebo ztratili, můžete požádat o nové na kontaktním místě Czech POINT

Jak se přihlásit do datové schránky

Způsoby přihlášení

Existuje několik způsobů, jak se do datové schránky přihlásit:

1. Uživatelské jméno a heslo -- základní způsob
2. eIdentita -- přihlášení pomocí elektronické identity (NIA)
3. Bankovní identita -- přihlášení přes vaši banku (nejpohodlnější)
4. Certifikát -- pro pokročilé uživatele

Povinnosti plynoucí z datové schránky

Zřízení datové schránky přináší několik důležitých povinností, o kterých musíte vědět.

1. Povinnost elektronického podání daňového přiznání

Od okamžiku, kdy máte zpřístupněnou datovou schránku, musíte podávat daňová přiznání elektronicky. To platí pro:

• Přiznání k dani z příjmů fyzických osob
• Přiznání k DPH (pokud jste plátce)
• Kontrolní hlášení (pokud jste plátce DPH)
• Souhrnné hlášení
• Silniční daň
• A další daňová tvrzení

2. Pravidelná kontrola datové schránky

Musíte pravidelně kontrolovat, zda vám do datové schránky nepřišla nová zpráva. Připomeňme fikci doručení -- po 10 dnech se zpráva považuje za doručenou, i když jste ji nečetli.

3. Elektronická komunikace s úřady

Pokud má úřad možnost vám zaslat dokument do datové schránky, učiní tak. Nebudete už dostávat dopisy poštou (s výjimkou speciálních případů).

Povinnosti, které z datové schránky NEPLYNOU

• Nemusíte přes datovou schránku komunikovat se soukromými subjekty
• Nemusíte přes ni posílat faktury
• Nemusíte přes ni podávat přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu (ale můžete)

Jak podávat daňové přiznání elektronicky

Existují dva hlavní způsoby elektronického podání:

1. Přes portál MOJE daně (EPO)

Portál Finanční správy nabízí elektronické formuláře pro všechna daňová podání.

2. Přímé odeslání z datové schránky

Můžete také odeslat vyplněný XML soubor přímo z datové schránky na podatelnu finančního úřadu.

3. Přes účetní software

Mnoho účetních programů umí vygenerovat podání ve formátu XML a odeslat ho přímo přes datovou schránku nebo portál EPO.

Nastavení notifikací -- nenechte si ujít důležité zprávy

Jedním z nejdůležitějších kroků po aktivaci datové schránky je nastavení notifikací.

Praktické využití datové schránky

Datová schránka není jen povinnost -- může vám reálně usnadnit život. Zde jsou praktické způsoby využití:

Komunikace s finančním úřadem

• Podávání daňových přiznání
• Odpovědi na výzvy finančního úřadu
• Žádosti o vrácení přeplatku na dani
• Žádosti o posečkání s úhradou daně

Komunikace s ČSSZ a zdravotní pojišťovnou

• Podávání přehledů o příjmech a výdajích
• Oznamování změn (zahájení/ukončení činnosti)
• Žádosti o snížení záloh

Komunikace s dalšími úřady

• Živnostenský úřad
• Katastrální úřad
• Soudy
• Obce a kraje

Komunikace mezi soukromými subjekty

Od roku 2010 je možné zasílat zprávy i mezi soukromými datovými schránkami. Tato služba je však placená (cca 5 Kč za zprávu).

Archivace zpráv z datové schránky

Zprávy v datové schránce jsou uchovány pouze 90 dní. Po této době jsou automaticky smazány (pokud nemáte placenou službu Datový trezor).

Jak zprávy archivovat

Bezpečnost datové schránky

Ochrana přihlašovacích údajů

• Nikdy nesdílejte přihlašovací údaje s neoprávněnými osobami
• Používejte silné heslo a pravidelně ho měňte
• Zvažte přihlašování přes bankovní identitu (bezpečnější než heslo)
• Odhlašujte se po každém použití

Pověření jiné osoby

Pokud chcete, aby do vaší datové schránky měl přístup například váš účetní, můžete mu udělit oprávnění:

• Pověřená osoba -- má přístup ke zprávám, může je číst a odesílat
• Administrátor -- má plný přístup včetně nastavení

Oprávnění nastavíte v sekci Nastavení > Oprávněné osoby.

Nejčastější problémy a jejich řešení

Ztráta přihlašovacích údajů

Pokud jste ztratili přihlašovací údaje:

1. Navštivte kontaktní místo Czech POINT (na kterékoliv poště nebo obecním úřadu)
2. Požádejte o opětovné zaslání přihlašovacích údajů
3. S sebou potřebujete občanský průkaz

Datová schránka je zablokovaná

Po třech neúspěšných pokusech o přihlášení se datová schránka dočasně zablokuje. Odblokování provedete:

• Na kontaktním místě Czech POINT
• Telefonicky na infolince datových schránek

Nedostal/a jsem přihlašovací údaje

Pokud jste přihlašovací údaje nikdy neobdrželi:

1. Zkontrolujte, zda nebyly doručeny na jinou adresu (adresa v živnostenském rejstříku)
2. Navštivte Czech POINT a požádejte o opětovné zaslání

Chci zrušit datovou schránku

Datovou schránku OSVČ nelze zrušit, dokud máte aktivní živnostenské oprávnění. Schránka se znepřístupní automaticky po ukončení podnikatelské činnosti.

Datová schránka a paušální daň

OSVČ v režimu paušální daně mají zjednodušené povinnosti -- nemusí podávat daňové přiznání ani přehledy. Přesto jim datová schránka zůstává aktivní a platí pro ně fikce doručení. Je tedy nutné datovou schránku pravidelně kontrolovat, protože úřady ji mohou využít pro jakoukoli komunikaci.

Budoucnost datových schránek

Digitalizace státní správy pokračuje a datové schránky hrají stále důležitější roli. V nejbližších letech lze očekávat:

• Rozšíření služeb dostupných přes datovou schránku
• Lepší integrace s Portálem občana
• Možné propojení s komerčními účetními systémy
• Zjednodušení uživatelského rozhraní

Jak vám DokladBot pomůže s datovou schránkou

Správa datové schránky a plnění povinností s ní spojených může být matoucí. DokladBot vám pomůže:

• Připomene termíny pro podání daňového přiznání a dalších formulářů
• Upozorní na blížící se lhůty -- aby vám nepropadly termíny v datové schránce
• Pomůže s přípravou podkladů pro elektronická podání
• Zodpoví otázky o povinnostech spojených s datovou schránkou
• Poradí s postupem, pokud obdržíte výzvu od finančního úřadu

S DokladBot budete mít vždy přehled o svých povinnostech a nikdy nezmeškáte důležitý termín.

Vyzkoušejte DokladBot -- váš AI účetní asistent na dokladbot.cz

Často kladené otázky (FAQ)

Musím mít jako OSVČ datovou schránku?

Ano. Od 1. ledna 2023 je datová schránka povinně zřízena všem OSVČ. Nemůžete ji odmítnout ani zrušit, dokud máte aktivní živnostenské oprávnění. Přihlašovací údaje vám byly zaslány automaticky poštou.

Co se stane, když se do datové schránky nepřihlásím?

Po 10 dnech od dodání zprávy nastává fikce doručení -- zpráva se považuje za doručenou, i když jste ji nečetli. To znamená, že začínají běžet lhůty (např. pro odvolání nebo zaplacení). Ignorování datové schránky vám tedy nepomůže, naopak vám může způsobit vážné problémy.

Kolik stojí provoz datové schránky?

Datová schránka samotná a komunikace s orgány veřejné moci je zcela zdarma. Platíte pouze za: zasílání zpráv mezi soukromými subjekty (cca 5 Kč/zpráva), SMS notifikace (cca 3 Kč/SMS) a Datový trezor (volitelné dlouhodobé úložiště).

Mohu datovou schránku používat i pro soukromé účely?

Datová schránka OSVČ je určena pro podnikatelskou činnost. Pro soukromé záležitosti (jako občan) si můžete nechat zřídit samostatnou datovou schránku fyzické osoby -- ta je dobrovolná a bezplatná.

Jak zjistím číslo své datové schránky?

Číslo (ID) vaší datové schránky najdete: v dopisu s přihlašovacími údaji, po přihlášení do datové schránky v sekci Nastavení, nebo na portálu info.mojedatovaschranka.cz po přihlášení.

Mohu mít více datových schránek?

Ano. Jako OSVČ máte automaticky datovou schránku podnikající fyzické osoby. Navíc si můžete dobrovolně zřídit datovou schránku fyzické osoby (pro soukromé záležitosti). Pokud máte i s.r.o., ta má vlastní datovou schránku právnické osoby.

Musím přes datovou schránku podávat i přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu?

Přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu můžete podávat přes datovou schránku, ale nemusíte. Povinnost elektronického podání se vztahuje primárně na daňová tvrzení (přiznání k daním). Přehledy můžete stále podat i papírově nebo přes portály příslušných institucí.