Digitalizace účetnictví pro jednoho člověka

Slovo "digitalizace" evokuje složité IT projekty, drahý software a měsíce implementace. V korporátním světě to tak skutečně vypadá - firma s 50 zaměstnanci potřebuje ERP systém, napojení na sklady, mzdovou agendu a desítky dalších modulů. Ale co když podnikáte sami? Co když jste grafik, programátor, lektor, řemeslník nebo konzultant, který pracuje sám za sebe? Potřebujete opravdu účetní software za tisíce korun měsíčně, abyste měli pořádek v dokladech? Odpověď je jednoznačná: ne. Digitalizace účetnictví pro jednoho člověka může být překvapivě jednoduchá - a tento článek vám ukáže jak.

Proč enterprise software nefunguje pro solo podnikatele

Než se dostaneme k řešení, pojďme si upřímně říct, proč tradiční účetní programy nejsou pro jednotlivce ideální.

Jsou navržené pro firmy, ne pro jednotlivce

Účetní programy jako Pohoda, Money nebo Helios jsou primárně určené pro firmy se zaměstnanci. Jejich základní funkčnost zahrnuje mzdovou agendu, skladové hospodářství, knihu jízd, správu majetku, bankovní moduly a desítky dalších funkcí. Jako OSVČ s paušálními výdaji z toho potřebujete přesně dvě věci: evidenci příjmů a vystavování faktur.

Poměr cena/využití je nevýhodný

Vyžadují čas na údržbu

Tradiční software vyžaduje pravidelné aktualizace, zálohy dat, občas řešení technických problémů. Pro firmu s IT oddělením to není problém. Pro solo podnikatele je každá hodina strávená aktualizací softwaru hodinou, kterou nemůže věnovat práci pro klienty.

Vážou vás k počítači

Většina klasických účetních programů funguje na počítači (desktop aplikace) nebo v prohlížeči (webové aplikace). V obou případech potřebujete sedět u počítače, přihlásit se, najít správnou sekci a zadávat data. To je v rozporu s realitou mnoha OSVČ, které tráví většinu dne mimo kancelář.

Co skutečně potřebuje OSVČ s jedním člověkem

Pojďme si ujasnit, jaké účetní povinnosti má typická OSVČ a co k jejich splnění skutečně potřebuje.

Povinnosti podle zákona

Každá OSVČ, která nevede podvojné účetnictví a není v paušálním režimu, musí vést daňovou evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů. Daňová evidence zahrnuje:

1. Evidenci příjmů a výdajů - záznamy o tom, kolik jste přijali a kolik vydali, s rozlišením na daňové a nedaňové položky
2. Evidenci majetku a závazků - přehled obchodního majetku (pokud ho máte) a neuhrazených pohledávek a závazků

Co potřebujete v praxi

Na základě zákonných povinností jsou skutečné potřeby jednoho člověka:

To je vše. Žádný ERP systém, žádná mzdová agenda, žádné skladové hospodářství.

Phone-first přístup: telefon jako účetní kancelář

V roce 2026 má drtivá většina lidí v kapse zařízení, které je výkonnější než kancelářský počítač z roku 2010. Smartphone s fotoaparátem, internetem, úložištěm a komunikačními aplikacemi je ideální nástroj pro jednoduchou účetní evidenci.

Proč telefon a ne počítač

• Máte ho vždy u sebe - doklad vyfoťte okamžitě, ne až za týden doma
• Fotoaparát nahrazuje scanner - kvalita fotoaparátu v moderním telefonu je pro doklady více než dostatečná
• Komunikační aplikace už máte - WhatsApp, e-mail, cloud úložiště
• Notifikace fungují spolehlivě - připomínky termínů přijdou přímo do telefonu
• Nulová investice do hardwaru - nepotřebujete nic kupovat

Jak vypadá phone-first účetní den

Pojďme si ukázat, jak vypadá typický administrativní den OSVČ s phone-first přístupem:

Ráno (2 minuty): Cestou do kavárny dostanete účtenku za kávu s klientem. Vytáhnete telefon, vyfoťte účtenku a pošlete ji AI asistentovi. Hotovo.

Dopoledne (1 minuta): Dokončili jste práci pro klienta. Pošlete hlasovou zprávu: "Faktura pro firmu Novotný za redesign loga, 18 000 Kč." Za minutu máte hotovou fakturu.

Odpoledne (30 sekund): Přijde vám notifikace: "Na účet připsáno 25 000 Kč - faktura 2026015 pro ABC s.r.o. je uhrazena." Skvělé, nic dalšího dělat nemusíte.

Večer (0 minut): Žádná administrativa. Všechno bylo vyřešeno průběžně během dne, v součtu za méně než 5 minut.

Praktický průvodce digitalizací po krocích

Pokud jste dosud vedli evidenci na papíře nebo v hlavě, zde je postup, jak přejít na digitální systém bez stresu.

Fáze 1: Základní nastavení (30 minut)

Fáze 2: Denní rutina (1-5 minut denně)

V průběhu dne děláte jen dvě věci:

1. Foťte doklady - každou účtenku, fakturu nebo doklad vyfoťte a pošlete ke zpracování
2. Vystavujte faktury - po dokončení práce nebo dodání služby okamžitě vystavte fakturu

To je celá denní rutina. Žádné zapisování do knih, žádné přepisování údajů, žádné třídění papírů.

Fáze 3: Týdenní kontrola (15 minut týdně)

Jednou týdně si udělejte krátkou kontrolu:

• Jsou všechny vydané faktury zaplacené? Pokud ne, odešlete upomínku.
• Nechybí mi nějaký doklad? (Vzpomeňte si, zda jste něco platili a nezaevidovali.)
• Odpovídá stav na účtu evidenci?

Fáze 4: Měsíční uzávěrka (15 minut měsíčně)

Na konci měsíce:

• Zkontrolujte celkové příjmy a výdaje za měsíc
• Ověřte, že zálohy na pojištění byly zaplaceny
• Podívejte se na průběžný odhad daňové povinnosti

Co digitalizovat a co ne

Ne všechno je nutné digitalizovat. Zde je přehled, co se vyplatí a co je zbytečné.

Rozhodně digitalizujte

• Všechny výdajové doklady - účtenky, faktury přijaté, paragony. Papírové origínály (zejména termální účtenky) vyblednou, digitální kopie ne.
• Vydané faktury - generujte rovnou v PDF, papírovou verzi nepotřebujete.
• Bankovní výpisy - většina bank nabízí export do PDF nebo CSV. Stahujte si je pravidelně.
• Smlouvy s klienty - sken nebo fotografie originálu.
• Komunikaci s úřady - stáhněte si zprávy z datové schránky a uložte.

Nemusíte digitalizovat

• Interní poznámky a kalkulace - pracovní podklady, které nemají daňový dopad
• Marketingové materiály - vizitky, letáky, katalogy
• Dokumenty starší než archivační lhůta - doklady z období, které je již daňově uzavřené

Bezpečnost digitálních dokladů

Oprávněná obava při digitalizaci je bezpečnost dat. Co když se vám rozbije telefon? Co když někdo získá přístup k vašim dokladům?

Zálohovací strategie 3-2-1

Osvědčená strategie pro zálohování digitálních dat:

• 3 kopie dat - originál + 2 zálohy
• 2 různá média - např. telefon + cloud
• 1 kopie mimo hlavní lokaci - např. cloud úložiště u jiného poskytovatele

Prakticky to znamená

1. Primární kopie - doklady v telefonu nebo v aplikaci
2. Automatická záloha do cloudu - Google Drive, iCloud nebo OneDrive (automatická synchronizace)
3. Měsíční záloha na externí úložiště - jednou měsíčně stáhněte celou složku na USB disk nebo jiný cloud

Paušální výdaje: kdy digitalizace téměř odpadá

Pokud uplatňujete paušální výdaje (což dělá většina OSVČ s nižšími provozními náklady), vaše účetní povinnosti jsou minimální. Nemusíte evidovat jednotlivé výdaje - stačí evidence příjmů.

Co musíte evidovat

Digitalizace při paušálních výdajích

Pokud uplatňujete paušální výdaje, vaše digitalizace se zúží na:

1. Vydané faktury - generujete v PDF a ukládáte
2. Přehled příjmů - seznam přijatých plateb s datem a částkou
3. Nezaplacené faktury - přehled pohledávek

To je skutečně minimum a zvládnete to s jakýmkoli nástrojem - od tabulky v Excelu po specializovanou aplikaci.

Paušální daň: ještě jednodušší

Od roku 2021 existuje v České republice institut paušální daně, který administrativu pro menší OSVČ redukuje na absolutní minimum. Podrobné podmínky stanoví § 2a zákona o daních z příjmů.

Kdo může být v paušálním režimu

• OSVČ s ročními příjmy do 2 000 000 Kč
• Neplátce DPH
• Nemá příjmy ze zaměstnání (s výjimkami)
• Nemá příjmy, ze kterých je daň vybírána srážkou

Co paušální daň znamená pro administrativu

Pro OSVČ v paušálním režimu se digitalizace redukuje na pouhou evidenci příjmů a vystavování faktur. To je záležitost doslova na několik minut měsíčně.

Chyby, kterých se při digitalizaci vyvarujte

Na závěr praktické části si pojďme projít nejčastější chyby, kterých se OSVČ při digitalizaci dopouštějí.

1. Příliš složitý systém

Největší chybou je zvolit příliš složitý nástroj. Pokud strávíte víc času nastavováním a učením se softwaru než samotnou evidencí, něco je špatně. Platí pravidlo: pokud to nezvládnete vysvětlit za 2 minuty, je to příliš složité.

2. Nedůslednost

Digitalizace funguje jen tehdy, pokud ji děláte důsledně. Nejhorší varianta je mít polovinu dokladů digitálně a polovinu na papíře - pak hledáte na dvou místech a ušetřený čas se ztratí.

3. Chybějící zálohy

Spoléhat na jeden telefon bez zálohy je riskantní. Telefon se může rozbít, ztratit nebo být ukraden. Automatická záloha do cloudu tento problém řeší.

4. Odkládání

"Zaeviduji to večer" je věta, která vede k hromadění nezpracovaných dokladů. Foťte a posílejte doklady okamžitě - trvá to 10 sekund a předejdete hromadění.

5. Ignorování termínů

Digitalizace dokladů je polovina úspěchu. Druhá polovina je hlídání termínů. Nezapomínejte na zálohy na pojištění, podání přiznání a přehledy. Nastavte si připomínky.

Často kladené dotazy

Stačí mi na daňovou evidenci Excel?

Ano, pro jednoduchou OSVČ s paušálními výdaji Excel (nebo Google Sheets) stačí. Potřebujete dva listy: jeden pro příjmy (datum, popis, částka, uhrazeno) a jeden pro přehled faktur. Pokud uplatňujete skutečné výdaje, přidáte třetí list pro výdaje. Nevýhodou Excelu je, že vše zadáváte ručně a nemáte automatickou kategorizaci ani hlídání termínů.

Jak mám přejít z papírové evidence na digitální uprostřed roku?

Jednoduše. Od dnešního dne začnete evidovat digitálně. Starší doklady z letošního roku můžete buď ponechat v papírové podobě (musíte je dál archivovat), nebo je postupně nafotit a zaevidovat. Není nutné digitalizovat vše najednou - důležité je, aby evidence za celý rok byla kompletní (ať už v papírové nebo digitální podobě).

Je fotka účtenky z telefonu dostatečný doklad pro finanční úřad?

Ano, pokud je fotografie čitelná a obsahuje všechny údaje z originálu. Finanční správa ČR uznává digitální kopie dokladů. Doporučujeme fotit za dobrého osvětlení, rovně a celý doklad. Zkontrolujte ihned po vyfocení, zda jsou všechny údaje čitelné.

Musím jako neplátce DPH archivovat výdajové doklady?

Pokud uplatňujete paušální výdaje, nemusíte - ale doporučuje se. Pokud uplatňujete skutečné výdaje, archivace výdajových dokladů je povinná po dobu, ve které lze daň doměřit (obvykle 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání).

Kolik stojí digitalizace účetnictví pro OSVČ?

V nejjednodušší variantě: nic. Foťte doklady telefonem, ukládejte do bezplatného cloudu (Google Drive nabízí 15 GB zdarma), veďte evidenci v Google Sheets. Pokud chcete automatizaci (AI kategorizace, hlídání termínů, vystavování faktur), ceny se pohybují od 199 Kč měsíčně.

Digitalizujte jednoduše - začněte jednou zprávou

Pokud vás myšlenka jednoduché digitalizace oslovila, vyzkoušejte DokladBot. Je to AI účetní asistent, který funguje přímo ve WhatsAppu - v aplikaci, kterou už máte a kterou denně používáte.

Nepotřebujete nic instalovat. Nepotřebujete se nic učit. Prostě pošlete fotku účtenky nebo hlasovou zprávu a DokladBot se postará o zbytek: rozpozná údaje, zařadí doklad do správné kategorie, uloží ho a přidá do vaší evidence. Fakturovat můžete jednou větou. Termíny hlídá automaticky.

Digitalizace účetnictví pro jednoho člověka nemá být projekt. Má to být jedna zpráva ve WhatsAppu.

Vyzkoušejte DokladBot a digitalizujte své účetnictví za 5 minut.

Užitečné odkazy na oficiální zdroje

• Finanční správa ČR - daňové povinnosti, paušální daň, formuláře
• Portál MOJE daně - elektronické podání
• Česká správa sociálního zabezpečení - povinnosti OSVČ, zálohy
• Všeobecná zdravotní pojišťovna - zálohy, přehledy
• Živnostenský rejstřík - ověření údajů OSVČ

---

Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje odborné daňové poradenství. Pro řešení specifických situací doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem. Údaje jsou platné k únoru 2026.