5 věcí, které AI účetní asistent vyřeší za vás

Umělá inteligence mění způsob, jakým pracujeme, nakupujeme i komunikujeme. A mění i to, jak podnikatelé řeší svou administrativu. Zatímco před pár lety byla jediná alternativa k ručnímu zpracování dokladů návštěva účetního, dnes existují AI asistenti, kteří zvládnou značnou část rutinní účetní práce automaticky. Ne jako náhrada kvalifikovaného účetního pro složité případy, ale jako každodenní pomocník, který vám ušetří hodiny opakující se práce. Pojďme se podívat na 5 konkrétních věcí, které AI účetní asistent dokáže vyřešit za vás.

1. Automatická kategorizace příjmových a výdajových dokladů

Každá OSVČ, která vede daňovou evidenci, musí správně rozlišovat příjmy a výdaje a řadit je do odpovídajících kategorií. Výdaje na materiál, cestovné, telefon, pronájem, reprezentaci - každá kategorie má jiný daňový režim a při chybném zařazení riskujete problémy při případné kontrole finančního úřadu.

Jak to funguje ručně

Když dostanete účtenku, musíte:

1. Přečíst, o jaký výdaj se jedná
2. Rozhodnout, zda je to daňově uznatelný náklad
3. Zařadit ho do správné kategorie
4. Zapsat do knihy příjmů a výdajů (nebo do tabulky)
5. Uložit doklad

Tento proces trvá 2-5 minut na jeden doklad. Při 30 dokladech měsíčně to je hodina až dvě a půl hodiny čistého času.

Jak to řeší AI

AI účetní asistent celý proces zkrátí na desítky sekund:

Praktické příklady kategorizace

| Doklad | AI rozpozná | Navržená kategorie | |--------|-------------|-------------------| | Účtenka z čerpací stanice | PHM, 1 200 Kč, datum | Výdaj - pohonné hmoty | | Faktura za webhosting | Webové služby, 2 400 Kč/rok | Výdaj - služby, provozní náklady | | Účtenka z papírnictví | Kancelářské potřeby, 350 Kč | Výdaj - materiál | | Parkovací lístek | Parkování, 80 Kč, centrum města | Výdaj - cestovné | | Faktura za telefon | Mobilní služby, 599 Kč/měsíc | Výdaj - telekomunikace | | Účtenka z restaurace | Oběd 2x, 680 Kč | Výdaj - reprezentace (AI se zeptá na kontext) |

2. Hlídání termínů a upozornění na povinnosti

Pro OSVČ existuje celá řada termínů, které je třeba dodržet - podání daňového přiznání, přehledů pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu, platby záloh, registrace k DPH při překročení obratu a další. Zmeškání termínu znamená sankce, a to i v případě, že jste prostě zapomněli.

Klíčové termíny, které AI hlídá

Jak AI hlídání termínů funguje

AI účetní asistent nejen zná všechny zákonné termíny, ale dokáže je přizpůsobit vaší konkrétní situaci:

• Zná váš režim - ví, jestli jste plátce nebo neplátce DPH, jestli podáváte přiznání sami nebo přes poradce
• Posílá upozornění s předstihem - ne v den termínu, ale týden nebo dva dopředu, abyste měli čas na přípravu
• Připomene i dílčí kroky - nejen "podejte přehled pro ČSSZ", ale i "připravte si potvrzení o zaplacených zálohách"
• Reaguje na změny - pokud se změní zákonný termín (např. kvůli svátku nebo víkendu), automaticky aktualizuje připomínku

Personalizované upozornění

AI asistent se postupně naučí vaše zvyklosti a přizpůsobí upozornění:

• Pokud víte, že vždy zpracováváte doklady v neděli večer, upozornění přijde v sobotu
• Pokud pravidelně odesíláte přiznání na poslední chvíli, upozornění přijde s větším předstihem
• Pokud máte daňového poradce, AI upozorní na termín pro doručení plné moci

3. Průběžné sledování příjmů a výdajů

Mít aktuální přehled o tom, kolik jste vydělali a kolik utratili, je základem finančně zdravého podnikání. Přesto mnoho OSVČ zjišťuje svůj skutečný hospodářský výsledek až na konci roku při přípravě daňového přiznání - a často se nepříjemně překvapí.

Co AI sleduje automaticky

Každý doklad, který AI asistentovi pošlete (ať už jako fakturu nebo účtenku), se automaticky promítne do průběžného přehledu:

• Celkové příjmy od začátku roku
• Celkové výdaje od začátku roku (rozčleněné podle kategorií)
• Hospodářský výsledek (příjmy minus výdaje)
• Měsíční srovnání - jak si vedete oproti předchozím měsícům
• Trend - zda vaše příjmy rostou, stagnují nebo klesají

Přehledné výstupy na požádání

Stačí se zeptat a AI vám poskytne aktuální souhrn:

| Dotaz | Odpověď AI | |-------|-----------| | "Kolik jsem letos vydělal?" | "Vaše celkové příjmy od 1. ledna 2026 činí 385 000 Kč." | | "Jaké mám výdaje za únor?" | "Výdaje za únor 2026: 28 500 Kč. Největší položky: pohonné hmoty 6 200 Kč, nájemné 12 000 Kč, služby 5 800 Kč." | | "Kolik mám zisk?" | "Hrubý zisk (příjmy − výdaje) od začátku roku: 214 000 Kč." | | "Jaký byl nejsilnější měsíc?" | "Nejvyšší příjmy jste měl v lednu 2026: 210 000 Kč." |

Vizuální přehledy

AI asistent dokáže na požádání vygenerovat jednoduchý přehled vašich financí - graf příjmů a výdajů po měsících, rozložení výdajů podle kategorií nebo seznam největších odběratelů. Tyto přehledy pomáhají nejen s administrativou, ale i s podnikatelským rozhodováním.

4. Odhad daňové povinnosti a výpočet záloh

Jednou z nejstresovějších věcí pro OSVČ je nejistota ohledně výše daně, kterou budou muset zaplatit. Když celý rok fakturujete a na konci března vám účetní řekne, že dlužíte 80 000 Kč na dani a 45 000 Kč na doplatcích pojištění, může to být nepříjemný šok.

Průběžný odhad daně

AI účetní asistent průběžně počítá odhad vaší roční daňové povinnosti na základě dosavadních příjmů a výdajů. Tento odhad se zpřesňuje s každým dalším měsícem:

Příklad průběžného odhadu

Odhad doplatků na pojištění

Kromě daně AI odhadne i výši doplatků na sociální a zdravotní pojištění. To je často ještě větší překvapení než samotná daň, protože zálohy v prvním roce podnikání jsou minimální a doplatek může být v řádu desítek tisíc korun.

5. Organizace a archivace dokumentů

Pátá oblast, ve které AI účetní asistent výrazně pomáhá, je organizace dokumentů. Jako OSVČ musíte archivovat veškeré daňové doklady, a to v čitelné podobě po zákonem stanovenou dobu. U papírových dokladů (zejména termálních účtenek) je to problém - vyblednou, poškodí se, ztratí se.

Automatická digitální archivace

Každý doklad, který pošlete AI asistentovi, je automaticky:

1. Digitalizován - fotografie je uložena v plném rozlišení
2. Rozpoznán - AI přečte veškerý text na dokladu
3. Kategorizován - zařazen do správné složky (příjmy/výdaje, kategorie)
4. Datován - přiřazen ke správnému období
5. Propojen - u příjmových dokladů propojen s vystavenou fakturou

Vyhledávání v archivovaných dokladech

Zásadní výhoda digitální archivace s AI je fulltextové vyhledávání. Místo prohledávání šanonů můžete jednoduše napsat: "Najdi všechny doklady za pohonné hmoty z ledna 2026" a AI okamžitě zobrazí odpovídající doklady.

| Dotaz | AI najde | |-------|---------| | "Účtenky za benzín z ledna" | Všechny doklady z kategorie PHM z ledna 2026 | | "Faktura od firmy ABC" | Všechny přijaté faktury od firmy ABC | | "Výdaje nad 5 000 Kč" | Doklady s částkou vyšší než 5 000 Kč | | "Doklady bez kategorie" | Doklady, které ještě nebyly zařazeny |

Příprava podkladů pro daňové přiznání

Na konci roku (nebo kdykoli potřebujete) AI asistent dokáže připravit kompletní sestavu podkladů pro daňové přiznání:

Bonus: Co AI účetní asistent (zatím) nezvládne

Pro úplnost je důležité zmínit i limity. AI účetní asistent je skvělý na rutinní úkony, ale nejsou situace, kde nahradí kvalifikovaného účetního nebo daňového poradce:

• Složité daňové optimalizace - rozhodování mezi paušálními a skutečnými výdaji s ohledem na vaši celkovou situaci vyžaduje odborný úsudek
• Zastupování před finančním úřadem - při kontrole potřebujete daňového poradce s oprávněním
• Podvojné účetnictví - pokud vedete podvojné účetnictví (povinné nad určitý obrat), AI asistent je pomocník, ne náhrada účetního
• Mezinárodní transakce - fakturace do zahraničí, převodní ceny, zamezení dvojího zdanění
• Zaměstnanci - mzdová agenda vyžaduje specializované znalosti

Často kladené dotazy

Je bezpečné posílat doklady přes WhatsApp?

WhatsApp používá end-to-end šifrování, což znamená, že zprávy a přílohy jsou šifrované od odeslání po doručení. Žádná třetí strana (ani WhatsApp samotný) nemá přístup k obsahu zpráv. Pro účely účetní evidence je tato úroveň zabezpečení dostatečná.

Může AI účetní asistent nahradit daňového poradce?

Pro běžnou OSVČ s jednoduchou strukturou příjmů a výdajů AI asistent pokryje většinu každodenní agendy. Daňového poradce doporučujeme pro složitější situace: první rok podnikání (nastavení správného režimu), přechod na plátce DPH, příjmy ze zahraničí nebo příjmy z více zdrojů (zaměstnání + podnikání).

Jak přesné jsou odhady daně od AI?

Přesnost závisí na kvalitě vstupních dat. Pokud důsledně evidujete všechny příjmy a výdaje, odhad se od skutečnosti liší obvykle o méně než 5 %. Na začátku roku je odhad méně přesný (malý vzorek dat), ke konci roku se zpřesňuje.

Musím stále vést knihu příjmů a výdajů?

Ano. AI asistent vám pomáhá data sbírat, kategorizovat a sumarizovat, ale povinnost vést daňovou evidenci dle § 7b zákona o daních z příjmů zůstává na vás. AI asistent však může být nástrojem, ve kterém tuto evidenci fakticky vedete - digitální záznamy splňují zákonné požadavky.

Co když nemám smartphone?

AI účetní asistenti typicky fungují přes WhatsApp, který vyžaduje smartphone. Pokud nemáte smartphone, klasický fakturační program na počítači bude vhodnější volbou. Nicméně v roce 2026 má smartphone přes 95 % české populace, takže toto omezení se týká jen minimálního počtu podnikatelů.

Nechte AI pracovat za vás

Pokud vás zaujala představa účetního asistenta, který rozumí fotkám účtenek, hlídá termíny a počítá daně, nemusíte hledat daleko.

DokladBot je AI účetní asistent, který funguje přímo ve vašem WhatsAppu. Všech 5 věcí popsaných v tomto článku zvládá v praxi - od kategorizace dokladů přes hlídání termínů až po odhad daňové povinnosti. A nejlepší na tom je, že nepotřebujete žádnou instalaci, žádné školení a žádné složité nastavování. Prostě napíšete zprávu, jako byste psali svému účetnímu.

Vyzkoušejte DokladBot a zjistěte, kolik času vám AI účetní asistent skutečně ušetří.

Užitečné odkazy na oficiální zdroje

• Finanční správa ČR - daňové povinnosti, formuláře, registr DPH
• Česká správa sociálního zabezpečení - zálohy, přehledy, e-Podání
• Všeobecná zdravotní pojišťovna - zálohy, formuláře
• ARES - Administrativní registr ekonomických subjektů - ověření údajů firem
• Portál MOJE daně - elektronické podání přiznání

---

Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje odborné daňové poradenství. Pro řešení specifických situací doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem. Údaje jsou platné k únoru 2026.