Archivace dokladů: jak dlouho uchovávat a jak správně

Máte doma šanon plný faktur z roku 2019 a přemýšlíte, jestli je konečně můžete vyhodit? Nebo naopak zjišťujete, že jste před dvěma lety skartovali doklady, které měly ještě ležet v archivu? Archivace účetních dokladů je jednou z těch povinností, které mnoho podnikatelů podceňuje - až do chvíle, kdy se ozve finanční úřad s požadavkem na předložení dokumentů, které už dávno neexistují.

V tomto článku vám přehledně shrneme, jaké archivační lhůty platí pro jednotlivé typy dokladů, jak se liší povinnosti pro OSVČ vedoucí daňovou evidenci a pro účetní jednotky, jaké jsou možnosti digitální archivace a co vám hrozí při nedodržení pravidel. Vycházíme ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákona č. 235/2004 Sb., o DPH a dalších příslušných právních předpisů.

Proč je archivace dokladů tak důležitá

Archivace dokladů není jen otravná byrokracie. Je to vaše ochrana. Pokud finanční úřad zahájí daňovou kontrolu - a má na to právo i několik let zpětně - budete muset předložit kompletní dokumentaci za kontrolované období. Bez dokladů nemůžete prokázat oprávněnost uplatněných výdajů, a finanční úřad vám může daň doměřit podle vlastního odhadu.

Kromě toho existují situace, kdy budete potřebovat staré doklady i z jiných důvodů:

• Důchodové řízení - Česká správa sociálního zabezpečení může vyžadovat doklady o příjmech při výpočtu důchodu
• Soudní spory - faktury a smlouvy slouží jako důkaz v obchodních sporech
• Žádosti o úvěr nebo hypotéku - banky vyžadují daňová přiznání za několik posledních let
• Kontrola zdravotní pojišťovny - ověření správnosti odvedených záloh

Přehled archivačních lhůt podle typu dokladu

Archivační lhůty se liší podle typu dokumentu a podle toho, z jakého právního předpisu povinnost vyplývá. Následující přehled zahrnuje nejdůležitější kategorie.

Doklady z účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.)

Tyto lhůty platí pro účetní jednotky - tedy pro OSVČ, které vedou podvojné účetnictví (např. kvůli překročení obratu 25 milionů Kč), a pro právnické osoby (s.r.o., a.s. apod.).

Doklady z daňové evidence (zákon č. 586/1992 Sb.)

OSVČ, které vedou daňovou evidenci (nikoli podvojné účetnictví), se řídí primárně zákonem o daních z příjmů a daňovým řádem.

Doklady k DPH (zákon č. 235/2004 Sb.)

Mzdové a personální doklady

Pokud máte zaměstnance, vztahují se na vás zvláštní archivační povinnosti.

Ostatní doklady a smlouvy

Souhrnný přehled: Jak dlouho co archivovat

Pro přehlednost uvádíme souhrnnou tabulku s doporučenými archivačními lhůtami pro nejběžnější doklady OSVČ.

Digitální vs. fyzická archivace

V dnešní době již není nutné skladovat šanony s papírovými doklady v kancelářích nebo skladech. Zákon umožňuje archivovat doklady i v elektronické podobě - ale musíte dodržet určité podmínky.

Pravidla pro digitální archivaci

Jak správně digitalizovat papírové doklady

Pokud chcete papírové doklady naskenovat a originálu se zbavit, postupujte takto:

Srovnání digitální a fyzické archivace

Praktický návod: Jak si nastavit archivační systém

Správně nastavený systém archivace vám ušetří hodiny práce a zbytečný stres. Zde je doporučený postup.

Pro papírové doklady

1. Pořiďte šanony označené rokem - jeden šanon na rok, případně jeden na příjmové a jeden na výdajové doklady
2. Řaďte chronologicky - doklady seřaďte podle data od nejstaršího po nejnovější
3. Číslujte pořadovými čísly - na každý doklad napište pořadové číslo, které odpovídá záznamu v evidenci
4. Oddělte typy dokladů - použijte rozdělovače pro faktury vydané, faktury přijaté, pokladní doklady, bankovní výpisy
5. Uložte na bezpečné místo - suché, temné prostředí chráněné před požárem a vlhkostí

Pro elektronické doklady

Vytvořte si jasnou adresářovou strukturu:

Archiv/
├── 2026/
│   ├── 01-Leden/
│   │   ├── Faktury-vydane/
│   │   ├── Faktury-prijate/
│   │   ├── Pokladni-doklady/
│   │   └── Bankovni-vypisy/
│   ├── 02-Unor/
│   │   └── ...
│   ├── Danove-priznani/
│   ├── Prehledy-CSSZ-ZP/
│   └── Smlouvy/
├── 2025/
│   └── ...

Co se stane, když archivační lhůty nedodržíte

Nedodržení archivačních lhůt je přestupek, za který vám hrozí reálné sankce.

Sankce ze strany finančního úřadu

Pokud při daňové kontrole nemůžete předložit požadované doklady:

• Finanční úřad může neuznat uplatněné výdaje - to vede k doměření daně
• K doměřené dani se připočte úrok z prodlení (repo sazba ČNB + 8 procentních bodů p. a.)
• Za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy lze uložit pokutu až 500 000 Kč (§ 247a daňového řádu)

Sankce podle zákona o účetnictví

Účetní jednotkám hrozí za porušení archivačních povinností pokuta až 3 % hodnoty aktiv (§ 37 zákona o účetnictví). U OSVČ s malým majetkem to nemusí být astronomická částka, ale v kombinaci s doměřením daně může jít o citelný finanční dopad.

Kdy a jak bezpečně skartovat doklady

Po uplynutí archivační lhůty máte právo doklady zlikvidovat. Ale pozor - skartace musí být provedena správně.

Před skartací ověřte

Způsoby skartace

• Papírové doklady - skartovačka (příčný řez) nebo profesionální skartační služba. Nepatří do běžného papírového odpadu kvůli ochraně osobních údajů.
• Elektronické doklady - trvalé smazání ze všech úložišť včetně záloh. U citlivých dat použijte bezpečné mazání (přepsání dat).

Specifika archivace pro plátce DPH

Pokud jste plátci DPH, vztahují se na vás přísnější pravidla archivace. Zákon o DPH (§ 35 a § 35a) ukládá plátcům a identifikovaným osobám povinnost uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

To znamená, že i běžná faktura za nákup kancelářských potřeb, na které je uvedeno DPH, musí být archivována 10 let - přestože z hlediska zákona o účetnictví by stačilo 5 let.

Archivace v digitálním věku: elektronické doklady

Stále více dokladů vzniká přímo v elektronické podobě - e-mailové faktury, elektronické bankovní výpisy, online potvrzení o platbách. Pro tyto doklady platí stejné archivační lhůty jako pro papírové.

Elektronické faktury

Elektronická faktura (zaslaná e-mailem jako PDF) je plnohodnotným dokladem. Pro její archivaci platí:

• Uložte ji v původním formátu (PDF), neměňte obsah
• Uchovejte i e-mail, kterým byla doručena (prokazuje datum doručení)
• Zálohujte na více místech

Bankovní výpisy

Většina bank umožňuje stahovat elektronické výpisy přes internetové bankovnictví. Pozor ale - banka je nemusí uchovávat déle než 5-10 let. Doporučujeme výpisy stahovat a ukládat ve vlastním archivu.

Doklady z online služeb

Pokud nakupujete online služby (hosting, software, reklama), uložte si faktury ihned po obdržení. Poskytovatel může zrušit váš účet nebo přestat existovat, a doklady pak nebude odkud získat.

Často kladené otázky (FAQ)

Musím archivovat i doklady za nedaňové výdaje?

Pokud výdaj neevidujete jako daňový (nezahrnujete ho do základu daně), neexistuje přímá daňová povinnost ho archivovat. Přesto doporučujeme uchovávat i tyto doklady - mohou posloužit jako důkaz o původu prostředků, o pohybu na účtu nebo při případném přehodnocení daňového charakteru výdaje.

Jak dlouho archivovat doklady při daňové ztrátě?

Pokud jste vykázali daňovou ztrátu, lhůta pro stanovení daně se prodlužuje. Ztrátu lze uplatnit v následujících 5 zdaňovacích obdobích, a lhůta pro stanovení daně za rok, v němž ztráta vznikla, běží až do konce lhůty pro stanovení daně za poslední rok, ve kterém bylo možné ztrátu uplatnit. V praxi to může znamenat archivaci až 10 let od konce roku, v němž ztráta vznikla.

Mohu po digitalizaci vyhodit papírové originály?

Ano, za předpokladu, že digitální kopie splňuje podmínky věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti. Zákon o účetnictví v § 33 výslovně umožňuje převod účetních záznamů z jedné formy do druhé. Doporučujeme si pro jistotu ponechat papírové originály alespoň jeden rok po digitalizaci a ověřit kvalitu skenů.

Platí archivační lhůty i pro OSVČ v paušálním režimu?

Ano. I OSVČ v režimu paušální daně musí vést evidenci příjmů a uchovávat ji po dobu, po kterou neplyne lhůta pro stanovení daně. Pokud jste předtím byli plátci DPH, archivační lhůty pro DPH doklady stále běží (10 let).

Jak řešit archivaci při ukončení podnikání?

Ukončením podnikání archivační povinnosti nekončí. Musíte doklady uchovávat po celou zbývající dobu archivační lhůty. Pokud podnikání ukončíte v roce 2026, faktury z roku 2024 archivujete stále podle příslušných lhůt. V případě úmrtí podnikatele přechází archivační povinnost na dědice.

Musím archivovat e-maily související s podnikáním?

Zákon přímo neukládá povinnost archivovat obchodní korespondenci. E-maily ale mohou sloužit jako podpůrný důkaz - například při prokazování obchodního vztahu, objednávky služby nebo reklamace. Doporučujeme archivovat e-maily související s většími zakázkami a obchodními dohodami.

Praktické tipy pro bezproblémovou archivaci

Užitečné odkazy na oficiální zdroje

• Finanční správa ČR - informace o daňových povinnostech a kontrolách
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví - archivační lhůty pro účetní jednotky (§ 31, § 32, § 33)
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů - povinnosti uchovávání daňové evidence (§ 7b)
• Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH - uchovávání daňových dokladů (§ 35, § 35a)
• ČSSZ - informace pro OSVČ - povinnosti v oblasti sociálního pojištění
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád - lhůty pro stanovení daně (§ 148)

---

Disclaimer: Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje odborné daňové poradenství. Údaje odpovídají legislativě platné k únoru 2026. Archivační lhůty se mohou měnit v závislosti na konkrétních okolnostech (daňová kontrola, daňová ztráta apod.). Pro řešení konkrétní situace doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem.